Library · Reise & Unterkunft – Stammdaten im Detail
DAT-130 · Offboarding und personenbezogenes Löschkonzept vollziehen
Beendet die Verarbeitung für eine einzelne Person, sobald deren Zweck entfallen ist, und trennt dabei sauber zwischen steuerlich…
Reise & Unterkunft · Stammdaten
Überblick
Für wen
Koordination, Assistenz, Produktionsbüro
Auslöser
Personenstatus wechselt auf „ausgeschieden" (Vertragsende, Umbesetzung, Abbruch) oder eine im Fristenkalender hinterlegte Löschfrist ist erreicht.
Du bekommst
Beendet die Verarbeitung für eine einzelne Person, sobald deren Zweck entfallen ist, und trennt dabei sauber zwischen steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten, die gelöscht werden müssen.
Beendet die Verarbeitung für eine einzelne Person, sobald deren Zweck entfallen ist, und trennt dabei sauber zwischen steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten, die gelöscht werden müssen.
Regel (automatisierbar) Urteil (Mensch entscheidet)
Entscheidungsregeln
R1WENN ein offener Abrechnungs-, Forderungs- oder Schadensvorgang besteht DANN keine Löschung, sondern Sperrung des Datensatzes für den operativen Zugriff bei Erhalt für den offenen Zweck.R2WENN ein Datum Bestandteil eines Buchungsbelegs oder einer Abrechnung ist DANN gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht und keine Löschung; Frist und Fristbeginn ⚠️[VERIFIZIEREN — Quelle: § 147 Abs. 3 und 4 AO, Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz im Anwendungszeitpunkt prüfen].R3WENN es sich um D4 handelt DANN Löschung nach{{PASSDATEN_LÖSCHFRIST_TAGE}}unabhängig vom Projektstatus, weil kein Aufbewahrungsgrund besteht.R4WENN es sich um D5 oder D6 handelt DANN Löschung nach{{LÖSCHFRIST_NICHT_STEUERRELEVANT_TAGE}}oder unmittelbar bei Widerruf nach DAT-080 RegelR4.R5WENN Daten anHOT,RDL,TXIoderMWVübermittelt wurden DANN Löschaufforderung nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO versenden und die Rückmeldung archivieren; bleibt die Rückmeldung aus, nach 30 Tagen erinnern und den Vorgang anDSBgeben.R6WENN die Person in einer Folgeproduktion erneut eingesetzt wird DANN keine Übernahme des Altbestands, sondern Neuerhebung nach DAT-020, weil die Zweckbindung projektbezogen ist; ausgenommen sind Rahmendaten, für die eine eigene Grundlage besteht (Abstimmung mit CLS-060).
Typische Fehlerquellen
1. Löschung wird als „Datensatz auf inaktiv setzen" umgesetzt → Daten bleiben vollständig vorhanden und sind über Reports weiterhin erreichbar. 2. Das gesamte Personenprofil wird gelöscht, weil das Projekt endet, obwohl Reisekostenbelege daran hängen → Nachweis in der Betriebsprüfung fehlt. 3. Hotel und Reisedienstleister behalten Rooming Lists und Namenslisten, niemand fordert die Löschung an → Daten liegen dauerhaft bei Dritten. 4. Löschfrist wird ab Projektende gerechnet statt ab dem gesetzlich maßgeblichen Fristbeginn → entweder zu früh oder Jahre zu spät gelöscht.