Library · Reise & Unterkunft – Stammdaten im Detail
DAT-030 · Ausweis-/Passdaten erheben und verschlüsselt ablegen
Stellt die für Flug-, Auslands- und Genehmigungsvorgänge zwingend nötigen Ausweisdaten bereit und hält sie dabei vom allgemeinen Personendatensatz…
Reise & Unterkunft · Stammdaten
Überblick
Für wen
Koordination, Assistenz, Produktionsbüro
Auslöser
In der Bedarfsplanung wird für die Person ein Flugsegment oder ein Auslandsaufenthalt erkannt (PLN-030, TRV-010) oder ein Vorgang nach CMP-010 bis CMP-030 wird angelegt.
Du bekommst
Stellt die für Flug-, Auslands- und Genehmigungsvorgänge zwingend nötigen Ausweisdaten bereit und hält sie dabei vom allgemeinen Personendatensatz getrennt, sodass sie nicht in Verteilerdokumenten auftauchen.
Stellt die für Flug-, Auslands- und Genehmigungsvorgänge zwingend nötigen Ausweisdaten bereit und hält sie dabei vom allgemeinen Personendatensatz getrennt, sodass sie nicht in Verteilerdokumenten auftauchen.
Regel (automatisierbar) Urteil (Mensch entscheidet)
Entscheidungsregeln
R1WENN Reise ausschließlich national und ohne Flug DANN keine Ausweisdaten erheben; der Prozess endet ohne Erhebung.R2WENN Flugsegment DANN Name laut Ausweis, Geburtsdatum und Ausweisnummer erheben; WENN Drittstaat DANN zusätzlich Gültigkeitsdatum, ausstellender Staat und Staatsangehörigkeit.R3WENN Ausweisgültigkeit < Rückreisedatum + zielstaatlich geforderte Restgültigkeit DANN Status „reiseuntauglich", Eskalation F2 und Prüfung nach CMP-020. Die geforderte Restgültigkeit ist ⚠️[VERIFIZIEREN — Quelle: Einreisebestimmungen des Zielstaats, Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts].R4WENN Name laut Ausweis ≠ Name laut Vertrag DANN wird für Tickets und Hotelbuchung der Ausweisname verwendet, im internen Verteiler bleibt der Arbeitsname stehen.R5WENN letzte Reise der Person abgeschlossen UND kein offener Vorgang nach CMP DANN Löschung nach{{PASSDATEN_LÖSCHFRIST_TAGE}}auslösen (DAT-130, CLS-040).R6WENN eine Ausweiskopie als Bild eingeht, obwohl nur Felddaten angefordert waren DANN Kopie nicht speichern, Felder manuell übernehmen, Eingang protokollieren und Person auf den korrekten Weg hinweisen.
Typische Fehlerquellen
1. Passfoto per Messenger an das Produktionsbüro geschickt und dort im Gruppenchat liegen geblieben → unkontrollierte Kopie außerhalb jeder Löschfrist. 2. Ausweisdaten werden in die Rooming List übernommen, weil das Hotel sie „für den Check-in" verlangt → Ausweisdaten im Breitverteiler, Verstoß gegen Datenminimierung. 3. Gültigkeit nur zum Buchungszeitpunkt geprüft, nicht gegen das Rückreisedatum → Person wird am Gate abgewiesen, Drehtag fällt aus. 4. Namensabweichung durch Künstlernamen erst am Flughafen entdeckt → Ticket nicht nutzbar, Neubuchung zum Tagespreis.