DAT-020 · Reise-Onboarding-Formular versenden und Rücklauf überwachen

Reise & Unterkunft · Stammdaten

Stand: Konzept – noch nicht gebaut

Holt alle reise- und unterbringungsrelevanten Angaben strukturiert und einmalig bei der betroffenen Person selbst ab, statt sie über Telefon, Gewerkslisten und Zuruf einzusammeln.

Auslöser: Personendatensatz erreicht Status „Onboarding fällig" (DAT-010, Schritt 8).

Regel (automatisierbar) Urteil (Mensch entscheidet)

Entscheidungsregeln

• R1 WENN Flag „minderjährig" DANN Formularvariante „Kinderdarsteller" wählen und an die gesetzliche Vertretung adressieren, nicht an die Person selbst.
• R2 WENN Flag „selbstständig" DANN Abschnitte zu Per Diem und Lohnabrechnung ausblenden, Abschnitt Rechnungsstellung einblenden.
• R3 WENN kein Rücklauf nach {{ONBOARDING_ERINNERUNG_TAGE}} DANN erste Erinnerung; WENN kein Rücklauf nach {{ONBOARDING_FRIST_TAGE}} DANN Eskalation an GWL; WENN erster Drehtag − heute < 7 Tage UND kein Rücklauf DANN Eskalation an PL und Vermerk „Buchung auf Basis unvollständiger Daten" in DAT-120.
• R4 WENN Reisebedarf laut PLN-030 besteht UND Formular unbeantwortet DANN Buchung nur nach Freigabe F2, weil Präferenz- und Sonderbedarfsdaten fehlen.
• R5 WENN eine Angabe im Widerspruch zum Vertrag steht (Beispiel: Ausgangsort abweichend von der im Deal Memo vereinbarten Anreise) DANN Klärung durch THK, Vertrag hat Vorrang bis zur schriftlichen Änderung.

Typische Fehlerquellen

1. Formular wird über die Gewerkleitung weitergeleitet statt direkt an die Person → Antworten kommen gesammelt aus zweiter Hand, Einwilligung ist nicht mehr individuell nachweisbar. 2. Formular fragt Felder ab, die kein Prozess nutzt (Beispiel Passnummer bei rein nationalem Dreh) → unnötige Art.-9- und Ausweisdaten im System, die in CLS-040 wieder gelöscht werden müssen. 3. Rücklauf landet in einem persönlichen Postfach statt im System → Daten liegen doppelt, das Reiseprofil bleibt unvollständig. 4. Cast erhält das Crew-Formular → Agentur bricht ab, Konditionen aus dem Deal Memo werden übergangen.

Impact H × Aufwand S → Do-first · VOLL · RACI **R** THK · **A** PL · **C** DSB (Formularinhalt), GWL (Eskalation) · **I** PA · Aufwand manuell: Schätzung: 3–5 Min. Versand und Nachverfolgung pro Person, zusätzlich 10–20 Min. pro Klärungsfall

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